Cambiar de TPV da respeto por una razón: el restaurante no puede parar. Si un sábado la caja no cobra o la cocina no recibe las comandas, el problema deja de ser el programa y pasa a ser la caja del día.
Para que no pase, el cambio se prepara en paralelo y se hace en un día flojo. Este es el plan que seguimos con cada local que pasa a Platomico, y sirve igual si eliges otro sistema.
¿Se puede cambiar sin cerrar ni un día?
Sí. La clave es no apagar el sistema antiguo hasta que el nuevo haya cobrado pedidos de verdad. Durante unos días conviven los dos: el antiguo queda para consultar históricos y cierres, y el nuevo cobra desde el primer servicio.
Elige bien el día. Un martes a media mañana es mejor que un viernes por la noche. Si tienes varios locales, empieza por el que menos vende y lleva lo aprendido al resto.
Qué exportar antes de dar la baja
Pide la exportación antes de comunicar la baja, porque cuando el contrato termina el acceso al panel suele cortarse ese mismo día. Lo que necesitas:
- La carta, con categorías, modificadores y alérgenos, para no teclearla de nuevo.
- Los precios por canal (sala, para llevar y delivery), para no descuadrar márgenes.
- El IVA de cada producto, para que el ticket salga igual.
- El histórico de ventas, las facturas y los cierres de caja.
- Los clientes y sus puntos de fidelización.
- Los empleados con sus permisos.
Guarda esa exportación aunque no pienses usarla. El artículo 30 del Código de Comercio pide conservar la documentación del negocio seis años, y Hacienda puede revisar los últimos cuatro (artículo 66 de la Ley General Tributaria).
Revisa el contrato y tus equipos
Antes de mover nada, mira tres cosas. Si tienes permanencia y cuánto preaviso pide la baja, porque algunas se comunican con un mes de antelación. De quién es el datáfono: si es del proveedor del TPV, puede que tengas que devolverlo, y si es de tu banco, normalmente te lo quedas. Y qué equipos te sirven: tablets, impresoras, cajones y pantallas suelen funcionar con el sistema nuevo, pero pide la lista de compatibilidad antes de comprar nada.
Platomico funciona con tu datáfono, tu banco y tus equipos, así que cambiar de programa no te obliga a cambiar de banco el mismo día (planes de Platomico).
El plan de una semana
- Siete días antes, exporta la carta, las ventas y los clientes.
- Seis días antes, carga la carta en el TPV nuevo y revisa modificadores y alérgenos.
- Cinco días antes, configura impresoras y pantallas de cocina y prueba una comanda por partida.
- Cuatro días antes, conecta el datáfono y haz un cobro de prueba real.
- Tres días antes, conecta Glovo, Uber Eats y Just Eat y haz un pedido de prueba en cada una.
- Dos días antes, forma al equipo en un turno tranquilo.
- El día del cambio, el TPV nuevo cobra y el antiguo queda para consultar.
Una semana después, revisa los cierres de caja, la conciliación con el banco y lo que te cuente el equipo. Si el proveedor te pasa la carta, los primeros pasos se quedan en horas. En Platomico el local queda funcionando en menos de 24 horas, y la instalación en el local es opcional.
Formar al equipo en un turno
El equipo no necesita saberse todo el primer día. Necesita hacer bien cinco cosas: abrir una mesa o un pedido, añadir modificadores, cobrar con tarjeta, en efectivo o dividiendo la cuenta, anular una línea y cerrar caja.
Apúntalas en una hoja y que cada persona las haga dos veces en un turno flojo. Si un sistema necesita varios días de formación, eso ya dice algo de él.
El delivery, donde más se rompe
Si la carta del TPV nuevo no coincide con la de Glovo, Uber Eats o Just Eat, los pedidos llegan con productos sin enlazar o con modificadores perdidos. Para evitarlo, revisa que cada producto de cada plataforma tenga su equivalente en la carta nueva y haz un pedido real de prueba en cada una. Comprueba que sale en caja y en cocina, y no quites las tablets de las plataformas hasta una semana después.
Verifactu: el TPV nuevo tiene que cumplir
Si cambias ahora, elige un TPV que ya cumpla el Real Decreto 1007/2023. Es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 si tributas por el Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 en el resto de casos. Te lo contamos con calma en la guía de Verifactu para restaurantes.
Pide al proveedor que te confirme por escrito que cumple Verifactu y, en el País Vasco, TicketBAI. Platomico cumple las dos.
Si todavía estás eligiendo, aquí tienes lo que cuesta un TPV para restaurante y la comparativa de los principales TPV en España.
