Domingo, medianoche. El cierre del TPV dice que hoy se han cobrado 380 € en efectivo y en el cajón, después de quitar el fondo, hay 343 €. Faltan 37 €. Nadie se ha llevado nada a propósito, pero alguien tiene que encontrar dónde se han ido antes de irse a casa.
Aquí tienes las causas habituales de un descuadre de caja en un restaurante, cómo hacer el cierre y el arqueo paso a paso y los hábitos que evitan que se repita. Las normas que citamos están revisadas en octubre de 2026 en el BOE, el Banco de España y la Agencia Tributaria.
Por qué no cuadra la caja
El cambio. Es la causa más simple: un billete de 20 confundido con uno de 10 en hora punta, unas monedas que se quedan en la bandeja. Si el descuadre es pequeño, aislado y en efectivo, suele ser esto.
Las propinas con tarjeta. Un cliente paga 50 € con 5 € de propina en el datáfono y alguien saca 5 € del cajón para dárselos al camarero. Si el TPV no ha registrado esa propina, el efectivo sale 5 € corto y la tarjeta 5 € larga. El total del día cuadra, pero cada forma de pago por separado no.
Devoluciones y anulaciones. Un plato devuelto, una línea que se anula después de imprimir la cuenta, un refresco que se cobra dos veces y se devuelve en efectivo sin pasar por el TPV. Cada uno, por separado, parece poca cosa.
Ventas que no pasaron por el TPV. El café que se cobra sin abrir ticket, la invitación que no se marca, el pedido de una plataforma de delivery que se registra como efectivo cuando lo cobró la plataforma. El dinero y el sistema dejan de contar lo mismo.
Retiradas de efectivo. Pagar al repartidor del pan con dinero de la caja, sacar para cambio o adelantar algo a un empleado sin dejar un vale. El dinero sale y nadie lo apunta.
Billetes falsos. Con prisa y poca luz, uno se cuela. El Banco de España recuerda que un billete falso no se canjea y su dueño pierde su valor, así que insiste en comprobar el efectivo que se recibe en los cambios. Para eso propone el método "toque, mire, gire", que sirve para revisar un billete en pocos segundos y sin aparatos.
El fondo de caja. Si por la mañana se abrió con 150 € pero nadie lo contó, el arqueo de la noche parte de un número que no es verdad.
Cómo hacer el arqueo de caja paso a paso
Hazlo al final de cada turno, no solo al cerrar el día. Si cambias de turno sin cuadrar, un descuadre de mediodía se mezcla con el de la noche y ya no hay quien lo encuentre.
- Saca el cierre del turno en el TPV, con las ventas desglosadas por forma de pago: efectivo, tarjeta, plataformas y cualquier otra.
- Cuenta el efectivo por billetes y monedas. Si podéis, entre dos personas.
- Resta el fondo de caja con el que se abrió el turno.
- Compara ese efectivo con el que dice el TPV.
- Saca los totales del datáfono y compáralos con las ventas con tarjeta del TPV.
- Comprueba aparte los pedidos de Glovo, Uber Eats o Just Eat, que cobra la plataforma y no deben estar en el efectivo.
- Repasa las anulaciones, las devoluciones, los descuentos y las invitaciones del turno.
- Apunta la diferencia, su explicación si la hay, y quién ha cerrado.
Si el descuadre está en la tarjeta, mira los cobros tecleados a mano en el datáfono. Un 32,50 tecleado como 23,50 deja la tarjeta 9 € corta frente al TPV.
Con Verifactu, un ticket emitido no desaparece aunque se anule. La Agencia Tributaria explica en sus preguntas frecuentes que las facturas emitidas se mantienen con su numeración aunque sean erróneas, y que la anulación genera un registro propio vinculado al original. Eso juega a tu favor: cada anulación deja rastro y la puedes revisar en el cierre. Lo contamos en la guía de Verifactu para restaurantes.
El límite de 1.000 € en efectivo
Hay una norma que afecta directamente a la caja. El artículo 7 de la Ley 7/2012, en la redacción que le dio la Ley 11/2021, prohíbe pagar en efectivo las operaciones de 1.000 € o más cuando una de las partes actúa como empresario o profesional. Tu restaurante lo es, así que el límite se aplica a cualquier cliente.
En la práctica, afecta a banquetes, cenas de empresa y grupos grandes. Tres detalles importan:
- Si la cuenta se fracciona en varios pagos, se suman todos para calcular el límite.
- El límite sube a 10.000 € si quien paga es una persona física sin domicilio fiscal en España que no actúa como empresario.
- Responden de la infracción tanto quien paga como quien cobra. La multa es el 25 % de lo pagado en efectivo, y hay que guardar los justificantes de pago cinco años.
Si una mesa de 1.200 € quiere pagar en billetes, pide tarjeta o transferencia. Dividir la cuenta en dos tickets no lo arregla.
Hábitos que evitan los descuadres
Un cajón, un responsable. Si cinco personas cobran del mismo cajón en el mismo turno, cuando falte dinero nadie sabrá cuándo pasó.
Fondo de caja fijo y contado. Siempre la misma cantidad y siempre contada al abrir, por quien abre.
Un vale por cada salida de dinero. Pagos a proveedores, cambio, adelantos: una nota con importe, motivo, hora y firma, que se queda en el cajón.
Propinas registradas en el TPV. Que la propina con tarjeta se marque en el cobro y que el reparto en efectivo salga de ese dato.
Anulaciones y descuentos con permiso. Que solo el encargado pueda anular una línea ya enviada, hacer una devolución o aplicar un descuento. En Platomico, por ejemplo, defines qué puede hacer cada empleado y puedes dejar que solo los gerentes vean informes o apliquen descuentos, y las modificaciones y devoluciones se hacen desde la misma pantalla, según la página de Register.
Billetes grandes, mirados. Un billete de 50 o más se comprueba siempre al recibirlo, delante del cliente.
Todos los canales en el mismo cierre. Si la sala, el kiosco y la web van por sistemas distintos, cada uno tiene su informe y el arqueo se complica. Platomico, por ejemplo, junta sala, kiosco, web y reparto en un solo panel y un solo cierre, según su web.
Cierre por turno. Cinco minutos al final de cada turno ahorran una hora el domingo por la noche.
Y si un día el TPV se cae y toca apuntar las ventas en papel, numera las hojas y pásalas al sistema en cuanto vuelva, como explicamos en qué hacer si el TPV no funciona sin internet.
Si falta dinero de forma repetida
Un descuadre aislado suele ser un error. Si se repite en el mismo turno o con las mismas personas, merece una revisión con calma. Antes de sacar conclusiones, revisa el proceso: quién abre y cierra, qué anulaciones se hacen, cuántas salidas de dinero hay sin vale. Muchas veces el problema es un hábito y no una persona.
Si tras revisarlo sigues teniendo dudas sobre alguien del equipo, habla con tu asesor laboral antes de tomar ninguna medida.
Si cobras pedidos de plataformas, ten claro también lo que te queda de cada uno: lo explicamos en comisiones de Glovo, Uber Eats y Just Eat. Y si el sistema que usas no te da un cierre por turno y por forma de pago, quizá sea el momento de mirar lo que cuesta un TPV para restaurante.
