El lunes la cámara está llena y el viernes por la noche falta solomillo. Entre medias, algo ha pasado: una caja que llegó con menos peso, un lomo que se estropeó al fondo de la nevera, raciones que salieron más grandes. El control de inventario sirve para ver dónde se va ese dinero.
Según Eurostat, en 2024 los restaurantes y servicios de comidas de la Unión Europea tiraron 15 kg de comida por habitante, un 12 % de todo el desperdicio alimentario. Aquí tienes cómo llevar el control de inventario y mermas de tu restaurante: cómo contar, cómo calcular la merma, cómo rotar el almacén y cómo pedir. Lo hemos revisado en octubre de 2026. Lo que te obliga la ley lo tienes en la ley de desperdicio alimentario para restaurantes.
Contar: un inventario que se pueda comparar
Un recuento solo sirve si puedes compararlo con el anterior. Para eso:
- Cuenta siempre el mismo día y a la misma hora, por ejemplo el lunes antes de abrir.
- Usa las mismas unidades en que compras: kilos, cajas, botellas. Si el proveedor vende cajas de 6, cuenta cajas y botellas sueltas.
- Haz la hoja en el orden del almacén, estantería por estantería, para no saltarte nada.
- Cuenta primero lo caro y lo que más se mueve: carne, pescado, marisco y bebidas. El inventario completo, una vez al mes.
- Que cuenten dos personas, o que no cuente siempre la misma.
Consumo real frente a consumo teórico
Con dos recuentos y las facturas del periodo sacas el consumo real de cada producto:
consumo real = inventario inicial + compras − inventario final
El consumo teórico es lo que deberías haber gastado según lo que vendiste. Multiplica las raciones vendidas de cada plato por la cantidad que lleva en su escandallo. Si aún no los tienes, empieza por cómo hacer el escandallo de un plato.
Un ejemplo con cifras inventadas. En cuatro semanas vendiste 90 entrecots y cada uno lleva 300 g en crudo: el consumo teórico es de 27 kg. Empezaste con 6 kg, compraste 30 kg y te quedan 5 kg: el consumo real es de 31 kg. Te faltan 4 kg, un 15 % más de lo previsto. A 22 € el kilo, son 88 € en un mes, solo en un producto.
Michael Kasavana recoge en su guía de ingeniería de menú, a partir de una lista de Restaurant365, el informe de consumo real frente a teórico entre los informes imprescindibles de un restaurante: compara cantidades e importes y se puede resumir por categorías. Empieza por tus diez productos más caros. Ahí está casi siempre la diferencia.
Las mermas que tienes que vigilar
Hay una merma que es normal: lo que pierdes al limpiar un pescado o al cocinar la carne. Esa ya está en el escandallo. La que importa es la que no esperabas:
- Recepción. Género en mal estado o con menos peso del que pone el albarán. Pesa y revisa al recibir, no después.
- Almacén. Lo que se caduca o se estropea porque se quedó al fondo o mal conservado.
- Preparación. Más recorte del necesario o elaboraciones que sobran al final del día.
- Servicio. Raciones de más, platos devueltos y comandas equivocadas. Si te pasa a menudo, revisa los errores en las comandas de cocina.
- Barra. Invitaciones, roturas y copas servidas a ojo.
- Lo que desaparece sin explicación.
La guía de buenas prácticas del Gobierno de La Rioja recomienda llevar un control periódico de lo que se desperdicia para saber dónde, en qué fase y por qué. Basta una hoja junto al cubo: fecha, producto, cantidad, motivo y quién lo tira. Revísala cada semana.
Rotar el almacén: FIFO y lo primero en caducar
La misma guía de La Rioja pide gestionar bien las fechas y la rotación de existencias, y seguir el principio de que "lo primero en caducar es lo primero en salir" o "lo primero en entrar es lo primero en salir".
En la práctica:
- Al colocar un pedido, lo nuevo va detrás y lo antiguo delante.
- Etiqueta lo que abres o elaboras con la fecha.
- Distingue las dos fechas. Pasada la de caducidad, el alimento ya no se considera seguro. Pasada la de consumo preferente, normalmente solo pierde calidad, si se ha conservado bien.
- Revisa la cámara antes de hacer el pedido, no después.
Pedir con un stock mínimo
Pedir a ojo lleva a dos errores: que falte el sábado o que sobre y se tire el martes. Ponle a cada producto un stock mínimo: lo que gastas de media entre dos pedidos más un margen de seguridad.
Si entre pedido y pedido gastas 8 kg de ternera y quieres 2 kg de margen, tu stock mínimo es de 10 kg. Si al pedir te quedan 3 kg, pides 7 kg. Ajústalo con lo que sabes y la hoja no: un puente, un partido o una semana de lluvia.
Si cada mes te sobra el mismo producto, baja su stock mínimo. Si cada semana te falta, súbelo o pide más a menudo.
Qué puede hacer tu TPV
El TPV ya sabe lo que vendes, así que puede calcular el consumo teórico, descontar el stock con cada venta y avisarte cuando algo baja. El recuento físico lo sigues haciendo tú, porque el sistema no ve lo que se tira ni lo que llega con menos peso.
Cada sistema lo cobra a su manera. Lightspeed incluye la gestión de inventario, con recetas, pedidos y proveedores, en sus planes Core y Pro, y la cobra como complemento en Basic. Last.app incluye el stock desde su plan Growth, de 95 € + IVA al mes por local. Square incluye el control de inventario en todos sus planes y vende la gestión de stock de MarketMan a 89 € al mes por punto de venta.
En Platomico, el plan Growth incluye el control de consumos, según sus precios. Con varios locales, su página de Analytics explica que puedes revisar el stock de todos desde el panel central. Si además cruzas el consumo con lo que vende cada plato, tienes la base de la ingeniería de menú.
