Menú cerrado para cena de empresa: cómo ponerle precio, pedir señal y facturar a la empresa

Llega octubre y entran los primeros correos: "Somos 40, ¿nos mandáis menú para el viernes 11 de diciembre?". El precio que contestes hoy tiene que aguantar hasta esa noche, con el pescado a precio de Navidad y la sala llena.

Aquí tienes cómo montar y poner precio a un menú cerrado para cena de empresa, con un escandallo hecho con precios mayoristas de 2026, y cómo dejar por escrito la señal, la factura, los alérgenos y el personal. Los precios y las normas están revisados en octubre de 2026 en las estadísticas de Mercamadrid y en el BOE.

Cómo montar un menú cerrado para cenas de empresa

Un menú cerrado funciona cuando la cocina saca el mismo plato para todo el grupo a la vez y el cliente sabe desde el primer correo lo que va a pagar.

Los entrantes al centro te dan margen mientras llega la gente. El principal, a elegir entre dos como mucho, con la elección de cada comensal cerrada antes de la cena para comprar lo justo. Y una alternativa sin gluten o vegetariana, con su propio escandallo.

Escribe qué entra en el precio: qué bebida y cuánta, hasta qué hora es la mesa y cuánto cuesta cada extra, como las copas de después. Con particulares es obligatorio: la ley de consumidores pide dar el precio final completo, con impuestos y gastos adicionales, antes de que contraten (artículos 20 y 60 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores). A una empresa, dale además la base y el IVA por separado. Lo que no estaba en la propuesta no se cobra.

Cuánto cobrar: escandallo del menú con precios de 2026

El método es el de cualquier plato, que explicamos en el escandallo de un restaurante. Este menú lleva tres entrantes al centro, merluza, postre y bebida. Los precios de Mercamadrid son el precio más frecuente medio de septiembre de 2026 en sus estadísticas. Son mayoristas: tu proveedor sumará su margen y el porte, así que usa los de tus facturas. Las demás cifras son de ejemplo.

Con un 5 % de margen de error, por si una ración sale más grande, el coste queda en 12,37 € por persona. Si quieres que la comida y la bebida sean el 30 % del precio sin IVA: 12,37 € ÷ 0,30 = 41,23 €. Con el 10 % de IVA de la restauración (Ley del IVA, artículo 91.Uno.2.2.º), son 45,36 €.

Lo redondeas a 45 € por persona, IVA incluido: 40,91 € de base y 4,09 € de IVA. El coste real queda en el 30,2 % y cada comensal te deja 28,54 € para personal, local, energía y beneficio. Si ofreces un segundo principal, haz su escandallo y pon el precio con el más caro.

¿Y si el pescado sube en diciembre?

Puede subir mucho. En Mercamadrid, el precio más frecuente medio de la merluza del Gran Sol de 2,5 a 5 kilos fue de 14,01 € el kilo en septiembre de 2025 y de 24,19 € en diciembre. Un 73 % más.

Con el precio de diciembre, la merluza del ejemplo pasa de 5,36 € a 8,71 € por persona. El coste del menú, con el margen de error, sube a 15,89 €. Si mantienes los 45 €, el coste de comida y bebida llega al 38,8 % y cada comensal te deja 25,02 €. Son 3,52 € menos por persona y 140,80 € menos en una cena de 40. Para mantener el 30 %, el menú tendría que costar 58,26 € con IVA.

No todo se mueve igual. En los mismos meses, la merluza de Chile pasó de 8,90 € a 8,68 € el kilo y el langostino cocido mediano, de 9,00 € a 9,04 €. Tienes tres salidas: calcular con los precios del diciembre pasado, que puedes consultar en las estadísticas de Mercamadrid; cerrar con tu proveedor el precio para las fechas de las cenas; o elegir un principal que no se dispare.

Lo que no conviene es subir el precio después de que el cliente acepte. Con particulares, la ley de consumidores considera abusiva la cláusula que te deja cambiar el contrato por tu cuenta, salvo por motivos válidos que el propio contrato especifique (artículo 85.3).

¿Puedo pedir señal y cobrar si cancelan?

Sí. Las condiciones de una reserva las pactáis tú y el cliente (Código Civil, artículo 1255). Lo que cambia es quién reserva.

Si reserva y paga una sociedad, no es consumidora: la ley de consumidores solo protege a las personas jurídicas que actúan sin ánimo de lucro y fuera de una actividad empresarial (artículo 3). Si reserva un grupo de compañeros que paga de su bolsillo, son consumidores, y hay dos límites. La penalización no puede ser desproporcionada (artículo 85.6). Y si te quedas lo pagado cuando cancelan, tienes que comprometerte a pagarles una cantidad equivalente si cancelas tú (artículo 87.2). Es la lógica de la señal en el Código Civil (artículo 1454): quien la entrega la pierde si se echa atrás, y quien la recibe la devuelve duplicada.

La ley no fija porcentajes. Un ejemplo para 40 comensales a 45 €, es decir, 1.800 €:

1. Señal del 20 % al confirmar: 360 €.
2. Si cancelan con 15 días o más, les devuelves la señal entera.
3. Si cancelan con menos de 15 días, te quedas la señal.
4. El número de comensales se cierra 72 horas antes. Con una empresa puedes pactar que se cobre ese número. Con particulares, por cada ausencia cobra como mucho la comida que ya compraste y no puedes aprovechar, unos 9 € en el ejemplo, nunca la bebida ni el café. Si vienen más y hay sitio, pagan el mismo precio.
5. Si cancelas tú, devuelves la señal y otros 360 €.

Si un grupo de particulares cancela del todo en esas 72 horas, te quedas la señal, lo mismo que pagarías tú. Cobrarles el menú entero de quien no vino sería cobrar por algo que no consumieron, y la ley de consumidores lo considera abusivo (artículo 87.5).

Cada tramo se explica por lo que ya has gastado: cuanto más cerca de la fecha, más género comprado y más turnos cerrados. Manda las condiciones por escrito antes de cobrar, porque el consumidor tiene derecho a un documento con las condiciones esenciales (artículo 63.1). Y no hay 14 días para echarse atrás: el artículo 103 de esa ley excluye del derecho de desistimiento los servicios de comida con fecha concreta, aunque se reserven por correo o por internet.

La señal también cuenta para Hacienda. Es un pago anticipado, así que el IVA del 10 % se devenga al cobrarla (Ley del IVA, artículo 75.Dos) y tienes que hacer factura en ese momento (Reglamento de facturación, artículo 2.1). En el ejemplo, 327,27 € de base y 32,73 € de IVA. ¿Y si cancelan y te quedas la señal? En reservas de hotel, Hacienda trata lo retenido como indemnización sin IVA y pide rectificar la factura de la señal y devolver al cliente el IVA que le cobraste, así que te quedas la base: 327,27 € en el ejemplo (consulta vinculante V0839-20 de la Dirección General de Tributos). Confirma con tu asesor cómo aplicarlo.

La factura de la empresa

Antes de la cena, decide con quien organiza quién paga. Si paga la empresa, una cuenta y una factura a su nombre. Si paga cada uno lo suyo, cada persona recibe su ticket. Para la misma consumición, una cosa o la otra: no factures dos veces lo mismo. Si alguien que paga lo suyo te pide factura a nombre de la empresa, se la haces por su parte.

Si paga la empresa, te pedirá factura a su nombre. Hasta 3.000 € con IVA, un restaurante puede usar la factura simplificada, el ticket (artículo 4.2), que tiene que llevar el NIF y el domicilio de la empresa y la cuota de IVA por separado si ella lo pide (artículo 7.2). Por encima de 3.000 €, por ejemplo 70 comensales a 45 €, la factura tiene que ser completa (artículo 6). Lo más sencillo es dar siempre factura completa a la empresa que la pide. Si ya imprimiste el ticket, la emites en sustitución o canje de ese ticket, y no cuenta como rectificativa (artículo 15.6).

La factura final recoge el total y descuenta la señal que ya facturaste. Si el cliente es una empresa, tienes que emitirla antes del día 16 del mes siguiente (artículo 11.1), aunque lo normal es darla esa noche. El IVA de la cena y de las copas servidas en tu local es el 10 %. Si solo alquilas el salón, cambia, como explicamos en IVA en hostelería. Y esa factura es de las que entrarán en la factura electrónica obligatoria cuando llegue su fecha.

Si la cuenta llega a 1.000 €, nadie puede pagarla en efectivo, ni la empresa ni quien organiza con el dinero de todos, ni de una vez ni en varios pagos, señal incluida: tu restaurante es empresario (Ley 7/2012, artículo 7). La única excepción es un particular que justifique que no tiene su domicilio fiscal en España, con un límite de 10.000 €. Cobra con tarjeta o transferencia y guarda el justificante, como contamos en descuadre de caja.

Si cada uno paga lo suyo, la caja tiene que dividir la cuenta sin rehacer el pedido, a medianoche y con 40 personas esperando. Platomico, por ejemplo, hace divisiones de cuenta y devoluciones desde la misma pantalla, según la página de Register, que va incluido desde el plan Starter, de 69 € al mes por local más IVA, según sus precios. Platomico cumple Verifactu y TicketBAI. Dos cosas que no hace: no tiene módulo de reservas, así que la señal y las condiciones las llevas aparte, y no tiene modo sin conexión, así que en las noches llenas conviene un router 4G de respaldo, como contamos en el TPV no funciona sin internet.

Alérgenos en una cena de grupo

En un grupo de 40 es casi seguro que alguien tiene una alergia, y en un menú cerrado todos los platos salen a la vez. El Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a informar de los 14 alérgenos de su anexo II también en la comida sin envasar (artículo 44). El Real Decreto 126/2015 pide que esa información esté disponible antes de que el cliente termine la compra y sin coste (artículo 6), también cuando se contrata a distancia (artículo 9).

En una cena de empresa, eso se traduce en cuatro pasos:

1. Manda la ficha de alérgenos de cada plato junto con la propuesta de menú.
2. Al cerrar el número de comensales, pide qué alergias e intolerancias hay y en qué asiento, sin nombres.
3. Prepara el plato alternativo con su propia ficha y compra para él.
4. Haz un plano de mesa: en el pase se marca cada plato especial y el camarero lo sirve en ese asiento.

Una alergia unida a un nombre es un dato de salud para el Reglamento General de Protección de Datos (artículos 4.15 y 9). Trabaja con el número de asiento. Si necesitas el nombre, pide el consentimiento explícito de esa persona (artículo 9.2.a), no solo el de quien organiza, y borra la lista después de la cena. Lo que exige la ley en la carta lo tienes en alérgenos en la carta.

Personal para las noches de cenas

Cuenta primero cuántos grupos puede emplatar tu cocina a la vez. Escalona las llegadas, por ejemplo a las 21:00 y a las 21:45, y deja los entrantes al centro para el primer pase.

Para reforzar la plantilla, el Estatuto de los Trabajadores permite el contrato por circunstancias de la producción para situaciones ocasionales y previsibles, con un máximo de 90 días al año por empresa, no seguidos, y las situaciones identificadas en el contrato (artículo 15.2). En el último trimestre de cada año, la empresa tiene que dar a los representantes de los trabajadores una previsión anual del uso de estos contratos. Si necesitas a alguien todos los fines de semana, ya no es ocasional.

Un trabajador temporal que no pasa de 120 días en tu empresa no puede cobrar menos de 57,82 € por jornada legal en 2026, con la parte de domingos, festivos y pagas extra incluida (Real Decreto 126/2026, artículo 4). Si el convenio de tu provincia fija más, se aplica el convenio. Lo que cuesta con cotizaciones lo tienes en salario mínimo en hostelería.

Y tres límites que en diciembre se rozan. Entre una jornada y la siguiente tiene que haber 12 horas (artículo 34.3): quien cierra a las 2:00 no vuelve antes de las 14:00. Las horas extra no pueden pasar de 80 al año, salvo las compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes (artículo 35.2). Y cada jornada se apunta con su hora de entrada y de salida (artículo 34.9), como explicamos en registro de jornada.

Lista antes de noviembre

1. Haz el escandallo de cada menú con precios de diciembre.
2. Cierra con tu proveedor el precio del pescado o la carne principal para esas fechas.
3. Escribe qué incluye cada menú: platos, bebida, horario y precio de los extras, con el IVA incluido.
4. Prepara la ficha de alérgenos de cada plato y el plato alternativo.
5. Redacta las condiciones: señal, plazos, número cerrado y qué pasa si cancelas tú.
6. Prueba en tu TPV a dividir una cuenta y a emitir una factura completa con el NIF de una empresa.
7. Cierra los turnos y los contratos de refuerzo antes de aceptar la última reserva.